Lịch tuần cho biết nhân viên dự kiến làm việc vào những ngày và ca nào. Trên Attface Attendance, có thể gán lịch cho cả nhóm hoặc cho từng người. Nếu chỉ đổi ca trong một ngày, hãy dùng ngoại lệ theo ngày thay vì sửa lịch tuần.
Dùng nhóm khi nhiều người làm cùng lịch
Nhân viên văn phòng làm cùng giờ hoặc một tổ sản xuất cùng xoay ca có thể dùng chung nhóm lịch. Hãy tạo ca, lập lịch tuần rồi gán nhóm cho những người cần áp dụng. Nhờ đó, người quản trị không phải nhập cùng một lịch nhiều lần. Hướng dẫn quản trị Attface Attendance có ví dụ về các nhóm văn phòng, sản xuất và bảo vệ.
Trước khi áp dụng, hãy kiểm tra đủ bảy ngày trong tuần, kể cả ngày nghỉ. Chỉ đưa nhân viên vào cùng nhóm nếu họ thực sự theo cùng lịch. Nếu giờ làm khác nhau, hãy gán lịch riêng để tránh sai báo cáo.
Dùng lịch riêng khi một người có giờ làm khác
Nếu một người thường xuyên làm khác lịch của đội, hãy gán lịch riêng. Attface Attendance lưu lịch đủ bảy ngày kể từ ngày bắt đầu áp dụng. Nếu lưu lịch mới với cùng ngày bắt đầu, lịch đã lưu cho ngày đó sẽ bị thay thế; các lịch bắt đầu trước đó vẫn được giữ. Vì vậy, hãy kiểm tra cả tuần trước khi lưu.
Nếu chỉ nghỉ hoặc đổi ca một ngày, hãy giữ lịch tuần và tạo ngoại lệ cho ngày đó. Tạo lịch tuần mới cho một thay đổi ngắn hạn sẽ khiến lịch sử khó theo dõi.
Chọn đúng ngày bắt đầu áp dụng
Khi gán nhóm, hãy chọn ngày bắt đầu áp dụng lịch. Theo hướng dẫn phân lịch, hệ thống sẽ gán lịch tuần của nhóm cho từng nhân viên và thay thế lịch đã lưu nếu trùng ngày bắt đầu. Ngày này quyết định lịch nào được dùng để tính báo cáo chấm công.
Nếu tổ chuyển sang vòng ca mới từ thứ Hai tuần sau, hãy chọn đúng thứ Hai đó và kiểm tra lại lịch của nhân viên. Đừng sửa lịch trong quá khứ để áp dụng một thay đổi sắp tới.
Kiểm tra lịch của từng nhân viên
Sau khi gán nhóm, hãy mở hồ sơ của vài người để kiểm tra: một người làm lịch bình thường, một người có ngày nghỉ và một người từng dùng lịch riêng. Xem ngày bắt đầu áp dụng và ca của từng ngày trước khi lịch mới có hiệu lực.
Tóm lại, dùng nhóm khi nhiều người làm cùng lịch, dùng lịch riêng khi một người làm khác và dùng ngoại lệ cho thay đổi theo ngày. Xem thêm các bước thiết lập ca nếu bạn mới bắt đầu triển khai.
