Mỗi lần chấm công cần được đối chiếu với ca làm việc của nhân viên. Vì vậy, trước khi dùng hệ thống, người quản trị nên thiết lập địa điểm, thêm nhân viên và phân ca. Làm đúng thứ tự sẽ giúp kiểm tra báo cáo chấm công dễ hơn.
1. Thiết lập địa điểm và thiết bị
Tạo địa điểm làm việc, rồi kích hoạt kiosk hoặc điện thoại Android/iOS tại đó. Hướng dẫn quản trị Attface Attendance có các bước kích hoạt thiết bị, đồng bộ nhân viên, đăng ký khuôn mặt và gửi dữ liệu chấm công. Trước khi sử dụng, hãy kiểm tra thiết bị đã được gán đúng địa điểm.
Khi nhân viên chấm công bằng điện thoại, vị trí và mạng WiFi đang kết nối có thể giúp kiểm tra nơi chấm công. Theo tài liệu, thiết bị gửi thông tin về mạng WiFi đang dùng. Với nhân viên làm từ xa hoặc ngoài hiện trường, tổ chức vẫn cần quy định rõ nơi được phép chấm công.
2. Thêm nhân viên và tạo lịch tuần
Tạo hồ sơ nhân viên hoặc nhập danh sách từ tệp CSV, rồi khai báo giờ bắt đầu và kết thúc của từng ca. Có thể gán lịch tuần cho từng người hoặc cho cả nhóm. Dùng nhóm nếu nhiều người làm cùng lịch; dùng lịch riêng nếu một người có giờ làm khác.
Khi gán lịch, hãy chọn đúng ngày bắt đầu áp dụng để lịch mới không ảnh hưởng đến dữ liệu chấm công trước đó. Nếu có ca qua đêm hoặc nhiều ca trong ngày, hãy thử những trường hợp này trước khi triển khai rộng.
3. Ghi nhận ngoại lệ theo ngày
Lịch tuần không bao quát hết ngày nghỉ, ngày đổi ca hoặc ngày làm việc đặc biệt. Khi có thay đổi, hãy tạo ngoại lệ cho ngày đó thay vì sửa cả lịch tuần. Có thể áp dụng ngoại lệ cho một người hoặc một nhóm. Hãy kiểm tra lại trước ngày áp dụng, nhất là khi thay đổi ảnh hưởng đến nhiều nhân viên.
4. Đối soát báo cáo đầu tiên
Sau khi chấm công thử, hãy đối chiếu nhật ký chấm công với báo cáo theo ca. Nhật ký ghi lại các lượt chấm công; báo cáo tính kết quả dựa trên lịch và những thay đổi theo ngày. Nếu báo cáo ghi nhận nhân viên vắng hoặc đi muộn, hãy kiểm tra ca làm việc, ngày bắt đầu áp dụng lịch, ngoại lệ và lượt chấm công trên thiết bị trước khi sửa hồ sơ.
Xem giải pháp Attface Attendance để hiểu thêm về sản phẩm. Nên thử trước với một vài ca và thiết bị đang dùng để phát hiện sai sót trước khi áp dụng cho toàn bộ tổ chức.
