Lịch tuần không thể ghi trước mọi ngày nghỉ hoặc lần đổi ca. Khi lịch của một ngày thay đổi, Attface Attendance cho phép sửa riêng ngày đó cho một nhân viên hoặc cả nhóm. Nếu cần thay đổi lịch làm việc hằng tuần, xem bài về lịch nhóm và lịch riêng.
Kiểm tra lịch hiện tại trước khi sửa
Mở lịch của nhân viên và kiểm tra ca đã được gán cho ngày cần sửa. Sau đó chọn ca mới hoặc ngày nghỉ. Làm vậy sẽ tránh nhập một thay đổi trùng với lịch hiện tại.
Hướng dẫn quản trị Attface Attendance cho biết hệ thống sẽ bỏ ngoại lệ nếu lịch mới trùng với lịch tuần. Vì vậy, nếu ngoại lệ vừa lưu không còn hiển thị, hãy kiểm tra xem bạn có thực sự thay đổi ca hoặc ngày nghỉ hay không.
Dùng ngoại lệ cá nhân khi chỉ một người thay đổi
Nếu chỉ một người đổi ca hoặc nghỉ, hãy sửa lịch của người đó trong ngày cần thiết. Giữ nguyên lịch tuần của cả nhóm. Sau khi lưu, mở hồ sơ nhân viên để kiểm tra ca hoặc ngày nghỉ đã đúng chưa.
Lịch tuần vẫn thể hiện lịch làm việc thường lệ, còn ngoại lệ ghi lại thay đổi của ngày đó. Không cần tạo lịch tuần mới chỉ vì một ngày nghỉ hoặc đổi ca.
Dùng ngoại lệ nhóm khi nhiều người cùng đổi
Khi địa điểm đóng cửa hoặc cả nhóm cùng đổi ca, hãy tạo ngoại lệ cho nhóm. Hệ thống áp dụng thay đổi cho những người thuộc nhóm trong ngày đã chọn và lưu vào lịch của từng người. Người quản trị có thể xem, sửa, xóa ngoại lệ và kiểm tra số nhân viên bị ảnh hưởng.
Trước khi lưu, hãy kiểm tra ngày và danh sách thành viên nhóm. Người mới vào nhóm sau đó hoặc người có lịch riêng có thể không nhận thay đổi như bạn dự tính. Sau khi lưu, hãy mở vài hồ sơ nhân viên để kiểm tra.
Đối soát báo cáo sau ca bị ảnh hưởng
Hướng dẫn chấm công cho biết báo cáo vắng mặt và báo cáo theo ca đều tính đến thay đổi lịch theo ngày. Sau ca làm việc, hãy đối chiếu lịch đã sửa với nhật ký chấm công và báo cáo. Nếu thấy nhân viên bị ghi vắng hoặc đi muộn ngoài dự kiến, hãy kiểm tra ngày, ca và lượt chấm công trước khi sửa lịch.
Với thay đổi đã lên kế hoạch, hãy ghi rõ ngày áp dụng, nhân viên bị ảnh hưởng, ca hoặc ngày nghỉ mới và người phê duyệt. Sau khi lưu, kiểm tra lại các thông tin này để dễ đối chiếu về sau.
